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Supere seu medo de prazos com a lei de Parkinson

• A “lei de Parkinson” diz que um emprego irá expandir-se ou diminuir para se adequar aos recursos que lhe atribuímos.
• Uma compreensão sólida da lei de Parkinson pode nos ajudar a lidar melhor com prazos e metas.
• Técnicas como 'timeboxing' e 'gerenciamento ágil de projetos' ilustram os usos comerciais práticos da lei de Parkinson.

Se você abrir as notícias, ocasionalmente lerá uma manchete alegre como: “Roger, de uma cidade próxima, ganhou US$ 4 milhões”. O que é adorável. Bom para Rogério. Roger, aproveitando sua mansão, jato particular e férias cinco estrelas no Catar. Quando as pessoas lêem sobre ganhadores de loteria, muitas vezes há um acompanhamento tristeza se você ler sobre a rapidez com que eles perdem suas fortunas. Há uma alegria mesquinha nas histórias em que milionários fazem alarde durante um ano, apenas para acabar exatamente onde estavam antes de ganharem na loteria. Roger está de volta à sua mesa, com seu Honda Civic estacionado do lado de fora.

Quando você ganha na loteria e de repente tem um saldo bancário com consideravelmente mais zeros, você adapta sua vida. Pode ser que você comece com prudência. Você compra voos em classe executiva, não em classe econômica. Você vai à loja mais chique para comprar suas compras. Depois de um tempo, sua vida se ajusta ao seu saldo bancário. É um facto estranho da natureza humana que gastemos tanto quanto temos ou trabalhemos apenas o tempo que necessitamos. Correremos até a linha de chegada e nada mais.

Esta ideia é agora conhecida como “lei de Parkinson”. É a observação de que um trabalho se expandirá ou diminuirá para se adequar aos recursos que lhe damos. Sabendo disso, podemos aprender como usá-lo a nosso favor.

Prática de tiro ao alvo

Em sua essência, a Lei de Parkinson – elaborada pelo historiador naval Cyril Northcote Parkinson em seu livro de 1958 Lei de Parkinson: a busca pelo progresso — é sobre a nossa relação com prazos e metas. Quando você se dedica muito tempo para fazer algo, você demora. Você faz as coisas mais devagar. É claro que às vezes isso é bom: escrever uma tese de doutorado ou produzi-la leva tempo. Em outros casos, porém, o tempo dedicado a uma coisa acaba tornando você mais lento e menos eficiente. Se você reservar uma semana para limpar a garagem, levará uma semana. Se eu me oferecesse pagar US$ 2 mil para fazer isso em uma tarde, você teria uma garagem limpa na hora do jantar. Se você der a um determinado tipo de aluno um mês para escrever uma redação de 1.500 palavras, ele passará quatro semanas tomando café e folheando livros. Na verdade, eles escreverão a redação em dois dias frenéticos no final.

Existem dois conhecimentos gerais que podemos extrair da lei de Parkinson. A primeira é manter os alvos elásticos. E elástico não significa apenas que tem que se expandir. Todos nós conhecemos projetos que foram caminho além de seus prazos ou datas de vencimento. Todos nós tivemos que dizer: “Sim, desculpe, vou precisar de um pouco mais de tempo”. Às vezes, porém, um trabalho é mais fácil ou é concluído mais rapidamente do que se esperava. Fornecer às pessoas metas de resultados flexíveis , como “Esta semana, faça essas cinco tarefas quando puder” pode muitas vezes gerar um trabalho tão bom, se não melhor, do que solicitar conformidade com o padrão 9-5.

Em segundo lugar, é importante saber quanto trabalho um trabalho exige. Mesmo considerando que cada trabalhador é diferente, você ainda pode obter um valor aproximado de quantas horas uma tarefa levará. Esforçar-se na quantificação e ponderação dos trabalhos tornará a gestão mais eficiente; você pode alocar tarefas com base em realista o tempo precisa, em vez de simplesmente adivinhar.

Tudo isso provavelmente é ultrapassado para quem fez um curso de administração ou leu um ou dois livros de negócios. Afinal, vivemos em um mundo de metas de desempenho e avaliações profissionais.

Como aplicar a lei de Parkinson

E daí prático dicas podemos aprender com a lei de Parkinson? O que podemos levar para nossas empresas usarem? Aqui, sugerimos três.

Limite de tempo . Defina um limite de tempo fixo para realizar um projeto ou trabalho – pode ser cinco minutos ou um mês. A questão, porém, é parar de trabalhar nesse trabalho quando o tempo acabar. É isso. É hora de mostrar a classe. A coisa mais importante O que importa em “timeboxing” não é apenas fazer com que você trabalhe com mais eficiência, mas também permitir que você e a empresa reflitam sobre o que um trabalho envolve. Você terminou o trabalho? O que você fez e o que não fez? Anote e refine o cronograma para a próxima vez.

Reuniões significativas. Agora é um clichê atacar a reunião inútil. “Isso poderia ter sido um e-mail” é tanto um meme quanto uma realidade. Nem todas as reuniões são ruins. Numa era de nómadas digitais e de trabalho a partir de casa, as reuniões podem estabelecer e reforçar uma cultura no local de trabalho. Uma pesquisa do Slack de 9.000 trabalhadores mostrou que o trabalho remoto diminuiu o “senso de pertencimento” dos trabalhadores. As reuniões combatem isso. Mas a lição da lei de Parkinson é focar no propósito da reunião. O que estamos aqui para fazer? Quanto tempo isso precisa? Sobre Grande Pense +, o New York Times autor de best-seller e ex-Yahoo! O executivo Tim Sanders nos dá cinco “regras básicas” para reuniões eficazes.

Divida isso. O gerenciamento ágil de projetos é uma forma de operar onde você divide grandes tarefas em tarefas muito menores e as conclui rapidamente. É um método popular de trabalho no desenvolvimento de software e é usado por grandes empresas como o Spotify. A lógica por trás da abordagem Ágil é que às vezes a lei de Parkinson funciona para sobrecarregar você. Quando você se depara com um prazo enorme de vários meses para um trabalho, é fácil se perder em: “Por onde eu começo?” O Agile divide os trabalhos e avança rapidamente. O gerenciamento de projetos tradicional consiste em construir um avião no solo. O gerenciamento ágil de projetos consiste em construir o avião no ar.

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