O “método PARA” diz que podemos organizar nossas vidas digitais em 4 categorias simples
A forma como organizamos todo o nosso material digital - desde a pesquisa de trabalho até as atividades secundárias e as fotos de família - é fundamental para a nossa produtividade.
- Um sistema organizacional ideal e acionável pode acelerar a conclusão de projetos e o alcance de metas.
- O método PARA é um sistema simples para organizar qualquer tipo de informação em qualquer plataforma digital.
- O PARA parte da constatação de que existem apenas quatro categorias que englobam todas as informações da sua vida: Projetos, Áreas, Recursos e Arquivos.
Imagine por um momento o sistema organizacional perfeito. Um sistema que dizia exatamente onde colocar cada informação em sua vida digital – cada documento, arquivo, nota, agenda, esboço e parte da pesquisa – e exatamente onde encontrá-la quando você precisasse. Tal sistema precisaria ser incrivelmente fácil de configurar e ainda mais fácil de manter. Afinal, apenas os hábitos mais simples e sem atrito duram muito tempo.
Ele precisaria ser flexível, adaptando-se às suas necessidades em diferentes épocas de sua vida, e abrangente, para que você possa usá-lo em cada um dos muitos lugares onde armazena informações. Por exemplo, a pasta Documentos em seu computador, uma plataforma de armazenamento em nuvem ou um aplicativo de anotações digitais.
Mas, acima de tudo, o sistema organizacional ideal seria aquele que levasse diretamente a benefícios tangíveis em sua carreira e vida. Isso o aceleraria dramaticamente para concluir os projetos e atingir as metas que são mais importantes para você.
Em outras palavras, o sistema definitivo para organizar sua vida é aquele que é acionável.
Em vez de colocar mais obstáculos em seu caminho, adiando as ações que farão a diferença, isso aproximaria essas ações e as tornaria mais fáceis de começar e terminar.
Depois de mais de uma década de experimentação pessoal, ensinando milhares de alunos e treinando profissionais de classe mundial, desenvolvi esse sistema. Ele está sendo usado hoje por crianças do ensino fundamental até corporações multinacionais e todos os intermediários.
Chama-se PARA — um sistema simples, abrangente e flexível para organizar qualquer tipo de informação em qualquer plataforma digital.
Se você deseja salvar trechos de um livro que está lendo, um memorando de voz sobre uma nova ideia interessante, citações inspiradoras de uma entrevista em podcast, marcadores da web com recursos online úteis, notas de reuniões importantes ou telefonemas no trabalho, fotos que lembram você de memórias queridas, ou suas próprias entradas de diário pessoal, este sistema irá equipá-lo com um conjunto de ferramentas para preservar qualquer informação no futuro distante. E não apenas preservá-lo, mas usá-lo com habilidade para alcançar qualquer coisa que você decida.
O PARA se baseia em uma observação simples: existem apenas quatro categorias que englobam todas as informações da sua vida: Projetos, Áreas, Recursos e Arquivos.
Você tem projetos nos quais está trabalhando ativamente - esforços de curto prazo (seja no trabalho ou na vida pessoal) que você assume com um determinado objetivo em mente. Por exemplo: design de página web completo; comprar um novo computador; escrever relatório de pesquisa; reformar o banheiro; terminar o curso de língua espanhola; configurar novos móveis de sala de estar.
Você tem áreas de responsabilidade – partes importantes de seu trabalho e vida que requerem atenção contínua de forma mais ampla. Isso pode incluir: Responsabilidades de trabalho, como marketing, recursos humanos, gerenciamento de produtos, pesquisa e desenvolvimento, relatórios diretos ou desenvolvimento de software. Responsabilidades pessoais, como saúde, finanças, filhos, redação, carro ou casa.
Então você tem recursos sobre uma variedade de tópicos nos quais está interessado e sobre os quais está aprendendo, como: design gráfico; jardinagem orgânica; Designer de Web; culinária japonesa; fotografia; ativos de marketing.
Finalmente, você tem arquivos, que incluem qualquer coisa das três categorias anteriores que não estão mais ativas, mas que você pode querer salvar para referência futura: projetos que você concluiu ou colocou em espera; áreas que não são mais ativas ou relevantes; recursos nos quais você não está mais interessado.
E é isso! Quatro pastas de nível superior — Projetos, Áreas, Recursos e Arquivos — cada uma contendo subpastas dedicadas a cada projeto específico, área de responsabilidade, recurso e arquivo em sua vida.
A maioria de nós aprendeu a organizar as informações na escola… Isso não faz sentido na sua carreira pós-acadêmica.
Pode ser difícil acreditar que uma vida humana complexa e moderna como a sua possa ser reduzida a apenas quatro categorias. Pode parecer que você tem muito mais com o que lidar do que cabe em um sistema tão simples. Mas esse é exatamente o ponto: se o seu sistema organizacional é tão complexo quanto a sua vida, as exigências para mantê-lo acabarão roubando de você o tempo e a energia de que você precisa para viver essa vida.
Inscreva-se para receber histórias contra-intuitivas, surpreendentes e impactantes entregues em sua caixa de entrada toda quinta-feiraA maioria de nós aprendeu a organizar as informações na escola. Fomos ensinados a categorizar nossas anotações de aula, apostilas e material de estudo por assunto acadêmico, como matemática, história ou química. Sem perceber, adotamos a mesma abordagem na vida adulta. Continuamos a categorizar nossos documentos e arquivos de acordo com assuntos incrivelmente amplos, como “Marketing”, “Psicologia”, “Negócios” ou “Ideias”.
Isso não faz sentido na sua carreira pós-acadêmica. No local de trabalho, não há aulas, nem testes, nem notas, nem diplomas. Não há professor para dizer o que escrever para o exame final, porque não há.
O que você tem, tanto no trabalho quanto na vida, são os resultados que você está tentando alcançar. Você está tentando lançar um novo produto, tomar uma decisão crucial ou atingir um número de vendas trimestral. Você está fazendo o possível para planejar férias divertidas em família, publicar um novo artigo pessoal ou encontrar uma creche acessível em sua vizinhança.
No meio do seu dia agitado, enquanto você está tentando fazer essas coisas acontecerem, você absolutamente não tem tempo para vasculhar uma vasta categoria como “Psicologia” para encontrar o artigo que você salvou seis meses atrás.
Em vez de organizar Informação de acordo com assuntos amplos como na escola, aconselho você a organizá-lo de acordo com os projetos e objetivos com os quais está comprometido no momento.
Quando você se sentar para trabalhar em um projeto de design gráfico, por exemplo, precisará de todas as anotações, documentos, recursos e outros materiais relacionados a esse projeto em um só lugar e prontos para uso.
Isso pode parecer óbvio, mas descobri que é exatamente o oposto do que a maioria das pessoas faz. A maioria das pessoas tende a espalhar todo o material relevante de que precisa para progredir em uma dúzia de lugares diferentes, o que significa que precisam gastar meia hora para localizá-lo antes mesmo de começar.
Como garantir que todo o material relacionado a cada projeto ou objetivo esteja em um só lugar? Você organiza dessa maneira em primeiro lugar. Dessa forma, você sabe exatamente onde colocar tudo e exatamente onde encontrá-lo.
Seus objetivos estão muito mais próximos de serem alcançados quando todas as informações necessárias para executar sua visão estão à mão. Vamos descobrir o que você é capaz de alcançar quando os obstáculos a essa visão desaparecerem.
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