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Precisa ter seu tempo de volta? Experimente estas quatro estratégias de pensamento aberto.

Um relógio analógico se dissolve em um fundo preto.

(Foto: Adobe Stock)

Todo mundo já pensou no que faria com uma hora extra por dia. Eles dormiriam mais ou passariam mais tempo com a família? Passe algum tempo em um projeto paralelo ou comece um hobby. É viagem de brinquedo ainda uma coisa?
Mas a pergunta a ser feita primeiro não é o que você faria com esse tempo. É, como você recupera esse tempo?
Uma opção é desacelerar o Rotação da Terra algumas centenas de quilômetros por hora. Isso lhe renderia uma ou duas horas extras. Essa estratégia, no entanto, teria alguns efeitos colaterais infelizes. Desastres de curto prazo incluiriam linundações em grande escala, terremotos, erupções vulcânicas, perturbações violentas no clima e o colapso completo de nossas redes de satélites. A longo prazo, a Terra se tornaria um mundo de extremos – partes do planeta muito escuras e frias, outras muito quentes e brilhantes. Coisas assim.
Felizmente, existem soluções para ganhar mais tempo do seu dia, aquelas que não exigem que você dê o pontapé inicial no armageddon. Nesta videoaula, o estrategista de liderança Dan Pontefract compartilha quatro dessas estratégias para descobrir e defender as horas ocultas da sua semana.

1) Amortecimento do tempo

Desconstrua seu dia para que haja tempo para fazer e refletir.
Perguntar: Posso agendar reuniões de 15 e 45 minutos em vez de 30 e 60 minutos? Posso bloquear o tempo no meu calendário sem reuniões?
O amortecimento do tempo permite que você use seu pensamento criativo, crítico e aplicado no momento.

O amortecimento de tempo (também conhecido como preenchimento de cronograma) ajuda você a encontrar bolsões de tempo ocultos espalhados ao longo do dia. Em vez de agendar cada reunião para 30 ou 60 minutos porque é isso que você sempre fez, avalie honestamente quanto tempo a reunião deve levar. Você pode então reservar o tempo extra para pequenas tarefas que interferem em grandes projetos ou o distraem ao longo do dia.
Você também deve bloquear suas horas mais produtivas – o que nos leva à estratégia 2.

2) Capacidade Situacional

Priorize suas tarefas em termos de energia necessária para concluir cada uma.
Crie um sistema para designar o quanto de você você deve se dedicar a uma determinada situação.
Perguntar: Que capacidade tenho para abordar minha lista de objetivos?

Observe que a Pontefract aconselha a priorização de tarefas com base no energia necessários para completá-los - não quanto tempo podem levar ou quão imediata é a solicitação. Pense, em vez disso, em termos de sua capacidade de desempenho.
Isso porque você não pode estar no desempenho máximo para todas as tarefas a cada hora de todos os dias. Você vai se queimar e depois queimar as cinzas. Portanto, você precisa economizar suas melhores horas para suas tarefas mais importantes.
Pontefract oferece o exemplo de um sistema de estrelas para visualizar sua capacidade (tarefas de 5 estrelas exigem sua atenção, as de 2 estrelas podem ser feitas mais tarde ou com baixo consumo de energia). Mas sinta-se à vontade para idealizar um sistema que funcione para você. Outros exemplos incluem organizar sua lista de tarefas em ordem de importância ou tipo triagem coordenação de cores em seu calendário.
Depois de desenvolver seu sistema, certifique-se de agendar de acordo com sua capacidade situacional. Suas tarefas mais exigentes devem ser enfrentadas quando você estiver no seu melhor. Para a maioria das pessoas, isso provavelmente será no início da manhã, cerca de uma hora após a primeira xícara de café. Bloqueie as distrações e aprimore durante essas horas críticas.

3) Terceirização

Delegue tarefas a provedores terceirizados.
Perguntar: Existem projetos que não tenho tempo ou talento para concluir? Posso terceirizá-los?
A terceirização cria espaço para você se concentrar no que faz de melhor.

Se você olhar apenas para a fatura, os fornecedores terceirizados podem não parecer um grande negócio. Mas as faturas muitas vezes escondem os verdadeiros custos dos projetos: o tempo, a energia e o trabalho necessários para fazer um trabalho certo e dentro de um cronograma razoável.
Ao fazer o DIY, você e sua equipe arcam com esses custos e, se você não tiver a experiência, esses custos crescerão exponencialmente e desviarão sua atenção do trabalho (rentável e agradável) que você faz melhor. Visto por esse prisma, a terceirização pode valer a pena de várias maneiras, especialmente se reembolsar seu tempo.
Isso se estende à sua vida pessoal também. Hoje, muitos serviços terceirizados estão disponíveis para tarefas que podem ter cortado horas ou fins de semana inteiros de sua agenda. Por exemplo, muitas mercearias mantêm serviços que permitem que você faça pedidos on-line para facilitar a coleta. E enquanto fazer um projeto doméstico pode ter um apelo prático, é perfeitamente possível que você economize tempo e dinheiro com um profissional para fazer a tarefa rapidamente.
Com a internet e a globalização, você tem acesso fácil a um mundo de profissionais talentosos. Tirar proveito.

4) Realismo

Pare de dizer sim para tudo. Aprenda a dizer não.
Seja realista sobre quanto tempo você tem. Olhe para o seu tempo como três blocos: Sono, Trabalho, Tempo pessoal. Seu tempo de trabalho é limitado.
Perguntar: Durante o meu horário de trabalho, o que posso fazer? O que não posso fazer?

Como Warren Buffett famosa frase: A diferença entre pessoas bem-sucedidas e pessoas realmente bem-sucedidas é que as pessoas realmente bem-sucedidas dizem não a quase tudo.
Isso pode ou não ser verdade, mas a maioria dos profissionais provavelmente poderia dizer sim com menos frequência. Infelizmente, esses mesmos profissionais provavelmente desenvolveram uma resposta automática às solicitações. O truque, então, é sufocar essa resposta e substituí-la por uma análise cuidadosa.
Como você administra essa façanha? Pontefract sugere uma abordagem de análise de tempo, mas você pode adicionar considerações adicionais ao seu cálculo. Aqui estão alguns para você começar:

O pedido pode ser feito? Devemos ser?
Este pedido o beneficia de alguma forma?
Essa solicitação faz parte de um padrão que você precisa quebrar?
Do que terei que abrir mão para atender a esse pedido?
É provável que o solicitante retribua mais tarde? Eles são um doador também ou apenas um tomador?
A pessoa está perguntando porque você tem as habilidades ou eles só precisam de alguém para dizer sim?
Em que bloco do seu dia esse pedido se enquadra? Você terá que abrir mão do tempo de outro bloco para dizer sim?

E lembre-se: só porque um não é firme não significa que não possa ser educado.
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Os Três Ds do Pensamento Aberto
Sonhe com pensamento criativo
Decida com Pensamento Crítico
Faça com o pensamento aplicado
Quatro estratégias para recuperar seu tempo

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