A falácia do planejamento: por que seus planos dão errado e 5 passos para voltar aos trilhos
Os melhores planos de ratos e todos os outros.
- A falácia do planejamento ocorre quando acreditamos que os eventos futuros seguirão o melhor cenário possível.
- Mesmo os planos que antecipam armadilhas e problemas muitas vezes subestimam quantos contratempos podem surgir.
- Você pode corrigir a falácia do planejamento assumindo sua presença e ajustando-a com uma visão externa.
Aqui estava meu plano para segunda-feira: acordar às seis e fazer exercícios logo de manhã. Então ajude meu filho a se preparar para a escola. Assim que ele sai pela porta, tomo banho e tomo café da manhã e café enquanto respondo aos e-mails. Em seguida, escrevo um artigo entre as reuniões obrigatórias da equipe. A tarde é reservada para e-mails e pesquisas. Depois do trabalho, preparar o jantar, ajudar meu filho com a lição de casa e talvez abrir aquele romance que pretendo começar.
Em suma, eu pretendia esmagá-lo. Tenho certeza de que você concorda que parece um plano fabuloso. Também tenho certeza de que você sabe como realmente correu bem.
Apertei o botão soneca muitas vezes e pulei meu treino. Meu filho esqueceu o dever de casa (de novo!) e mal chegou à escola a tempo. Tive que verificar novamente alguns fatos em meu artigo e mal terminei, empurrando meus e-mails e pesquisas para terça-feira. E o jantar foi pizza para assar porque minha receita preferida pedia leite que não tínhamos.
Minha segunda-feira foi vítima do falácia de planejamento , a tendência de subestimar a quantidade de tempo que uma tarefa ou projeto exigirá. E estou longe de estar sozinho. Pessoas, equipes, empresas e governos inteiros regularmente entram em conflito com esse viés cognitivo – seja em relação a algo tão simples quanto uma programação diária ou algo tão complexo quanto um projeto multibilionário.
Para economizar tempo, dinheiro e desgosto, precisamos reconhecer por que a falácia do planejamento se manifesta e o que podemos fazer para nos preparar melhor para ela.
Nenhum plano sobrevive ao primeiro contato com a realidade
Os psicólogos Daniel Kahneman e Amos Tversky cunharam o termo falácia de planejamento para descrever previsões que são irrealisticamente próximas do melhor cenário. Em outras palavras, sempre que formamos um plano, tendemos a assumir duas coisas: primeiro, executaremos cada etapa com perfeição e, segundo, as influências externas terão um impacto insignificante.
Não antecipamos adequadamente as muitas armadilhas, contratempos e contratempos que podem surgir - se é que os consideramos.
Foi exatamente isso que aconteceu com a minha segunda-feira. Presumi que tinha muito controle sobre o meu dia e desconsiderei minhas experiências anteriores de botões de soneca, artigos demorados e geladeiras sem leite. Pretendia que a segunda-feira fosse a exceção à regra. E, claro, não foi.
“Uma coisa interessante que a existência da falácia do planejamento revela é que, em geral, nossa intuição pensa que estamos isentos de estatísticas”, disse Julia Galef, cofundadora do Centro de Racionalidade Aplicada, em entrevista. “Mas quanto mais etapas você tiver em qualquer projeto ou tarefa em que esteja trabalhando, maior a chance de que em uma dessas etapas você encontre um obstáculo e se torne atípico.”
Essas probabilidades compostas podem não apenas arruinar sua programação diária ou semanal: elas são a razão pela qual tantas grandes obras ou projetos governamentais ultrapassam seus custos e cronogramas projetados.
Em um exemplo famoso, o Sydney Opera House começou a construção em 1959, mas as equipes de construção se depararam com problemas imprevistos imediatamente. Por exemplo, eles descobriram que a terra era feita de depósitos aluviais soltos, em vez de arenito resistente, como presumiam. O peso do telhado também mudava à medida que sua construção passava das plantas à realidade.
A primeira fase de construção da Opera House não foi concluída até 1963 – a estimativa original para todo o projeto. Não seria oficialmente aberto até 20 de outubro de 1973, com mais de uma década de atraso e milhões de dólares acima do orçamento. (O que meio que coloca meus contratempos de segunda-feira em perspectiva.)
Como combater a falácia do planejamento
Ninguém pode estar livre da falácia do planejamento. Faz parte da composição cognitiva da humanidade. O melhor que podemos administrar são práticas que servem como lastro mental - algo para pesar nosso otimismo exagerado. Você descobrirá que a estabilidade não está em pessimismo mas em racionalidade .
Aqui estão cinco maneiras de antecipar melhor a falácia do planejamento e criar planos mais realistas. Embora sejam escritos para agendas e projetos pessoais, eles também podem ser ajustados para ajudar as equipes a prever planos realistas.
1. Busque a “visão externa”
Também conhecido como ' previsão de classe de referência ”, a visão externa não planeja a tarefa ou projeto em questão. Em vez disso, ele considera como os empreendimentos semelhantes foram tradicionalmente no passado e usa esses dados para criar uma taxa básica. Você pode usar essa taxa básica para fazer um plano mais realista.
Se você fizer isso, observa Kahneman, sua previsão será muito mais precisa do que se você tiver uma “visão interna” – isto é, apenas considerando seu próprio caso e ignorando as experiências dos outros.
Em seu livro Pensando, rápido e lento , Kahneman compartilha uma anedota da visão externa em ação. Em determinado momento de sua carreira, ele liderou uma equipe encarregada de criar um currículo e um livro-texto correspondente sobre julgamento e tomada de decisões. Sua equipe estimou que o projeto levaria de um ano e meio a três anos para ser concluído.
Por curiosidade, Kahneman perguntou ao especialista em currículo da equipe se suas estimativas correspondiam às experiências de outras equipes. Eles não. Segundo o especialista, nenhuma equipe que ele conhece concluiu um projeto semelhante em menos de sete anos. A maioria levou até 10 e isso foi desconsiderando a taxa de falha de 40%.
Kahneman e sua equipe fizeram isso de qualquer maneira e encontraram todos os “ desconhecidos desconhecidos ” eles não conseguiram prever. Os membros da equipe se divorciaram, sucumbiram a doenças, houve atrasos burocráticos , e assim por diante. O projeto foi finalmente concluído após oito anos. Observe como essa linha do tempo estava bem além de sua visão interna, mas dentro dos intervalos definidos pela visão externa.
“O argumento para a visão externa deve ser feito em termos gerais: se a classe de referência for escolhida corretamente, a visão externa dará uma indicação de onde está o estádio e pode sugerir, como fez em nosso caso, que a visão interna As previsões de visualização não chegam nem perto disso”, escreveu Kahneman sobre a experiência.
2. Faça um cronograma para suas tarefas
Depois de ter uma taxa básica para o projeto - mesmo informal - você pode criar um calendário com limite de tempo. Ou seja, estabeleça horários específicos em sua agenda para trabalhar no projeto. Quando somados, esses tempos devem corresponder ao tempo definido pela visão externa.
Uma observação importante quando se trata de timeboxing: não pense em seus timeboxes como obrigações. O imprevisto e a distração ainda podem (e irão) acontecer. Como Nir Eyal, o autor de intratável , aponta, deve ser um processo iterativo . Ele recomenda que você aborde seus planos e agende como um cientista em vez de um sargento. Em vez de exigir um desempenho específico, experimente e aprenda à medida que avança.
“[Timeboxing] não significa que você tem que impor rigidamente cada coisa que você diz que vai fazer”, disse Eyal em uma entrevista. “No entanto, [...] ao criar um calendário com time-box, você pode olhar para ele e dizer: 'Aha, tudo o que está no meu calendário é tração. Qualquer coisa que não seja o que pretendo fazer é uma distração.'”
Como bônus, quanto mais você cronometrar tarefas específicas, mais dados você coletará. Esses dados mostrarão quanto tempo leva, em média, para você concluir determinadas tarefas. Usando essas informações, você pode criar uma taxa básica pessoal para julgar futuras iterações de tarefas semelhantes.
Acho que você pode planejar melhor sua vida em vez de surtar quando está incrivelmente ocupado.
3. Cuide de suas caixas de tempo
Mesmo com a visão externa e o timeboxing, você deve sempre adicionar um buffer para ser seguro. Essa é uma prática conhecida como “amortecimento de tempo” ou “preenchimento de agendamento” e é incrivelmente útil quando combinada com a visão externa.
Inscreva-se para receber histórias contra-intuitivas, surpreendentes e impactantes entregues em sua caixa de entrada toda quinta-feiraDigamos que você acha que uma reunião durará 30 minutos. Em vez de cronometrar exatamente 30 minutos do seu dia, reserve 45 minutos ou uma hora. Se a reunião terminar, você terá essa almofada como reserva. Se estiver dentro dos 30 minutos planejados, você terá tempo extra bloqueado para recuperar e reenergizar. Faça uma caminhada revigorante, responda alguns e-mails ou talvez abra aquele romance. A hora agora é sua.
O estrategista de liderança Dan Pontefract recomenda economia de tempo juntamente com práticas como priorizar, terceirizar tarefas para as quais você não tem tempo ou talento e - o grande problema - aprender a dizer não quando for apropriado.
'É o seu tempo. Comande-o de volta! ele disse em uma entrevista.
4. Preveja vários projetos à frente
Claro, os projetos não aparecem em ordem de importância como widgets em uma linha de montagem. Eles diminuem e fluem com base nas demandas da vida e do trabalho. Às vezes, essas demandas são poucas e distantes entre si. Outras vezes, eles desabam de uma só vez.
Por esse motivo, Roger Martin, ex-reitor da Rotman School of Management, recomenda que você não planeje apenas tarefas individuais. Você também deve mapear seus projetos maiores com antecedência.
Se você perceber que vários projetos estão crescendo simultaneamente, a probabilidade de que os problemas se acumulem em seus vários projetos aumenta exponencialmente. Ao predeterminar isso, você pode priorizar projetos com base em sua importância e urgência, adiando os menos imediatos para uma data posterior.
“A outra coisa que acho que vai fazer é ajudá-lo a administrar melhor sua vida doméstica”, disse Martin em uma entrevista. “Acho que você pode planejar melhor sua vida em vez de surtar quando está inacreditavelmente ocupado e pode dizer: '[...] não fiz a barba o suficiente para espalhar. Eu aprendi para a próxima vez, mas posso lidar com isso.'”
5. Encontre autocompaixão
Claro, você nunca pode antecipar todas as incógnitas desconhecidas. Sempre haverá surpresas e armadilhas imprevisíveis, esteja você planejando uma tarefa individual ou um projeto de várias etapas. É assim que funciona. Todos esses especialistas caíram na falácia do planejamento, incluindo Kahneman – e ele cunhou o termo.
Mas não deixe que sua falta de planejamento perfeito o desencoraje e não gaste ainda mais tempo se castigando por não ser produtivo o suficiente. Você apenas tinha expectativas irrealistas que precisam ser reconhecidas e reexaminadas para planos futuros.
É a única coisa que as segundas-feiras de todos têm em comum com a Ópera de Sydney. E embora sua próxima segunda-feira provavelmente não seja uma Patrimônio Mundial da UNESCO , isso não significa que suas realizações naquele dia - o planejado e o não planejado - não podem ser a base para algo grande.
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