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3 ferramentas de gerenciamento de desempenho para ajudá-lo a atingir as metas de negócios

Toda empresa tem metas, sejam elas tão simples como vender mais ou tão sofisticadas quanto aplicar o design thinking aos processos de negócios para aumentar a eficiência geral e reduzir os custos em X%.

Uma parte crítica para atingir as metas de negócios é usar as ferramentas certas de gerenciamento de desempenho para monitorar o progresso, medir os resultados e criar planos para melhorar o progresso futuro. Existem muitas ferramentas de desempenho que podem ajudá-lo a atingir as metas de negócios. Quais são os mais adequados para a sua organização?

1) Indicadores Chave de Desempenho (KPIs)

As probabilidades são de que sua empresa já esteja acompanhando os principais indicadores de desempenho relacionados ao seu setor/especialização de uma forma ou de outra. Na verdade, de acordo com uma pesquisa global com mais de 3.000 organizações citado por Bernard Marr , fundador e CEO do Advanced Performance Institute, os KPIs foram:

a ferramenta mais usada para gerenciar o desempenho, com uma taxa de uso de cerca de 75%… Com alguns entrevistados preferindo nomear dashboards, benchmarking ou Balanced Scorecards (que exigem componentes de métricas substanciais), podemos supor com segurança que o número real de Os usuários de KPI são ainda maiores (e quase universais).

Em um nível básico, os KPIs são usados ​​para rastrear métricas específicas para o negócio que são consideradas críticas para o sucesso do negócio.
Um desafio no uso de KPIs é separar os KPIs que agregam valor daqueles que não agregam valor ao negócio ou são muito vagos para serem medidos de forma confiável. Outro desafio é que os KPIs que são úteis para uma empresa podem não funcionar tão bem para outra empresa – os KPIs podem até variar de acordo com o cargo dentro de uma única organização.
Ao considerar quais KPIs rastrear e quais deixar de lado, considere o seguinte:

• Os funcionários podem controlar diretamente esse KPI? Uma das considerações mais importantes ao escolher KPIs para rastrear é se o KPI é ou não algo que o funcionário pode controlar ou influenciar diretamente. Caso contrário, você pode se concentrar em outras métricas para evitar que sentimentos de futilidade e desengajamento dos funcionários persigam metas inatingíveis.
• O KPI é objetivamente mensurável? Idealmente, um KPI deve ser algo mensurável de forma objetiva, como o número total de produtos fabricados ou vendas fechadas. Isso dá aos funcionários uma meta alcançável para trabalhar e elimina a ambiguidade, que pode criar injustiça nas avaliações posteriores. Métricas subjetivas, como a atitude do funcionário, são muito abertas à interpretação para serem uma medida confiável de desempenho – exceto aquelas para declarações de missão.
• Melhorar o KPI ajudará minha empresa a atingir suas metas? Por que medir algo se isso não afeta o seu negócio? Concentrar-se em métricas sem sentido que não atendem aos objetivos do negócio desperdiça tempo e energia para funcionários e gerenciamento em todos os níveis. Quando os funcionários gastam muito tempo em métricas de desempenho inúteis, o tempo que eles têm para melhorar as métricas que realmente importam é reduzido – prejudicando o desempenho geral em vez de ajudá-lo.
• Posso usar dados sobre este KPI para tomar outras decisões? Uma consideração final a ser feita é se o KPI fornece ou não informações que o ajudariam a tomar melhores decisões de negócios. Nesse caso, pode valer a pena acompanhar o KPI. Caso contrário, convém reconsiderar o gasto de tempo, dinheiro e recursos para rastreá-lo.

Fazer essas perguntas a si mesmo pode ajudá-lo a reduzir uma grande lista de KPIs potencialmente valiosos a uma pequena lista das coisas mais importantes que realmente ajudarão você a atingir as metas de negócios.
Os KPIs são uma ferramenta de gerenciamento de desempenho muito básica e necessária que muitas empresas usam. Quando usados ​​adequadamente, eles podem ajudar a informar as decisões de negócios e ajudar as organizações a identificar obstáculos ao sucesso para que possam ser remediados. Além disso, os KPIs são uma parte essencial de muitas outras ferramentas de monitoramento/gestão de desempenho, como…

2) Software de Gestão de Desempenho

Nos negócios modernos, programas de software e recursos online que ajudam a coordenar tarefas de negócios, acompanhar as principais métricas e fazer análises preditivas com base em dados registrados estão se tornando cada vez mais comuns. Existem inúmeras ferramentas diferentes de software de gerenciamento de desempenho de negócios no mercado, e novas são lançadas o tempo todo.
Muitas dessas ferramentas de software usam um painel de gerenciamento que fornece ao usuário uma visão geral de alguns KPIs que estão rastreando, como gráficos de vendas totais por mês em comparação com o mês passado, produção diária, resoluções de primeira chamada e muitas outras métricas com base na indústria.
A utilidade dessas ferramentas de gerenciamento de desempenho está em como elas podem simplificar a coleta de dados-chave de desempenho para a organização — e até mesmo para funcionários individuais. Isso torna mais fácil ver seu progresso real em direção às metas de sua empresa.
No entanto, como há tantas ferramentas diferentes disponíveis, pode ser difícil encontrar o software de gerenciamento de desempenho certo. Algumas coisas para procurar incluem:

• Fácil de usar. Software complicado ou difícil é um software que os funcionários (e gerentes) evitarão usar se puderem. Interfaces simples, fáceis de entender e fáceis de usar tornam os funcionários mais propensos a usar uma ferramenta de gerenciamento de desempenho e, assim, tornam a ferramenta melhor no rastreamento preciso de KPIs.
• Acesso consistente aos seus dados. Muitas ferramentas de gerenciamento de desempenho baseadas em software são fornecidas por meio de arquiteturas SaaS (software como serviço). Isso significa que o software é armazenado em um (ou mais) sites remotos e acessado pela Internet - semelhante à forma como você acessa este artigo neste site. Isso também significa que os dados usados ​​pelo software provavelmente também são armazenados em servidores externos. Como tal, é importante verificar se a solução de armazenamento e segurança de dados do fornecedor é robusta o suficiente para garantir que você tenha acesso consistente ao software e aos dados que ele usa para monitorar o desempenho de sua empresa (como recuperação de desastres, antivírus/firewall, e acordos de nível de serviço claramente redigidos).
• Acompanhamento de KPI e outros recursos. Cada software é diferente. Alguns se concentram apenas em medir o tempo do funcionário gasto em tarefas, enquanto outros se concentram em melhorar a colaboração entre os diferentes membros de uma equipe; outros, ainda, podem ser apenas programas de contabilidade glorificados. A revisão dos principais recursos e funções do software pode dizer quase imediatamente se ele é uma ferramenta viável para sua organização usar para atingir as metas de negócios.

Com o software de gerenciamento de desempenho certo, pode ser relativamente fácil rastrear os KPIs e coordenar as ações dos funcionários para atingir as metas de negócios de forma mais consistente.

3) Planos de Melhoria de Desempenho (PIPs)

O Sociedade de Gestão de Recursos Humanos (SHRM) chama o plano de melhoria de desempenho de uma ferramenta crítica, pois ajuda a facilitar as discussões de desempenho, registra áreas de preocupação e maneiras de corrigi-las e serve como documentação legal e de tomada de decisão.
Essa ferramenta específica de gerenciamento de desempenho se baseia em avaliações de funcionários – que analisam o progresso do funcionário em direção às metas de desempenho – estabelecendo estratégias para realmente melhorar o progresso.
Alguns componentes básicos que o SHRM recomenda incorporar no PIP de um indivíduo incluem*:

• Informação do empregado.
• Datas relevantes.
• Descrição da discrepância/lacuna de desempenho.
• Descrição do desempenho esperado.
• Descrição do desempenho real.
• Descrição das consequências.
• Plano de ação.
• Assinaturas do gerente e do funcionário.
• Avaliação do plano de ação e plano geral de melhoria de desempenho.

*Lista apresentada conforme encontrada no site SHRM.org—acessado em 04/08/17
A SHRM afirma ainda que o PIP deve identificar os fatos específicos sobre os resultados de desempenho ou questões comportamentais que descrevem e demonstram a discrepância de desempenho. A informação deve ser específica e factual (ou seja, não é boato, opiniões, referências generalizadas ou vagas).
Embora a descrição de quaisquer discrepâncias de desempenho e as consequências de não melhorar possa parecer dura, é importante estabelecer a necessidade do PIP para o funcionário e evitar problemas mais tarde, quando as consequências ocorrerem. Isso é especialmente importante se a rescisão do contrato de trabalho for uma consequência potencial.
Ao mesmo tempo, apresentar o desempenho esperado em comparação com o desempenho real – e o plano de ação para diminuir a diferença entre os dois – demonstra ao funcionário que você está dando a ele a chance de fazer melhor.
Os planos de melhoria de desempenho podem ser difíceis de empregar como uma ferramenta de gerenciamento de desempenho por alguns motivos:

1. Eles exigem tempo e esforço significativos para serem usados ​​corretamente.
2. Eles geralmente são uma medida reacionária para um desempenho ruim, em vez de uma medida proativa para aumentar o sucesso.
3. Se não for apresentado adequadamente, os funcionários podem considerá-lo um castigo, em vez de uma chance de melhorar – impactando o moral e o engajamento.

Apesar desses desafios, os PIPs podem ser eficazes para ajudar os funcionários a reconhecer e superar problemas que podem estar prejudicando seu desempenho, impulsionando o sucesso dos negócios.
Cada uma das ferramentas de gerenciamento de desempenho acima tem o potencial de ajudá-lo a atingir as metas de negócios. No entanto, eles não são mutuamente exclusivos. Na verdade, tanto o software de gerenciamento de desempenho quanto os planos de melhoria de desempenho exigem que você colete dados sobre seus KPIs para usá-los da maneira mais eficaz.
Ao combinar essas ferramentas de gerenciamento de desempenho com recursos de treinamento altamente direcionados, como vídeos de treinamento on-line, você pode ajudar seus funcionários a atingir seu potencial máximo e impulsionar a conclusão das metas mais importantes de sua empresa.
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